Een stapje dichterbij No-Hands Accounting met PEPPOL

Als ondernemer kom je regelmatig in aanmerking met facturen. Je verstuurt ze naar klanten en ontvangt ze van leveranciers. Maar hoe weet je nu of de facturen wel allemaal op de juiste plek terecht komen? Je wilt namelijk niet dat ze op het bureau of in de overvolle mailbox blijven liggen. Met PEPPOL weet je direct of jouw digitale factuur veilig aan is gekomen. Hoe het werkt en hoe jij deel kunt nemen aan het PEPPOL-netwerk lees je in deze blog.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een online netwerk waar aangesloten organisaties zakelijke documenten kunnen uitwisselen. Nu denk je vast, dat kan toch ook via de mail? Ja dat kan, maar PEPPOL is een stuk veiliger en efficiënter. Zie PEPPOL als een digitale snelweg om zaken te doen tussen bedrijven. Geen zorgen, deze snelweg heeft niets te maken met het stikstof probleem. Op deze elektronische snelweg verplaatsen documenten zich razendsnel van jou naar je klant en andersom. Het netwerk werd eerst vooral door de overheid gebruikt maar steeds meer ondernemers komen achter de voordelen van het systeem. PEPPOL is een Europees netwerk, dus als je klanten hebt in het buitenland kunnen ook zij razendsnel je facturen ontvangen.

 

Deelnemen aan het PEPPOL-netwerk, waarom?

Eerst brachten klanten hun mappen vol met bonnen en facturen naar hun accountant of boekhouder. Zij stonden vervolgens uren te scannen om de bonnen te digitaliseren en ze vervolgens in de administratie te verwerken. Daarna ontwikkelde Exact Online scan & herken, een methode die momenteel veel wordt gebruikt. Je levert de facturen digitaal aan via de digitale brievenbus. Het systeem scant de gegevens op de factuur en herkent terugkomende leveranciers. Dit leidt tot een boekingsvoorstel, die je nog handmatig kunt aanpassen als het niet klopt.

PEPPOL gaat net een stapje verder. De kracht van PEPPOL zit vooral in het real-time uitwisselen van facturen. In vele gevallen worden facturen zelfs automatisch in je administratie verwerkt. Dit zorgt ervoor dat je factuur niet naar een mailbox verzonden hoeft te worden en vervolgens naar de digitale brievenbus. Op die manier weet jij als ondernemer zeker dat jouw factuur op de juiste plek bij jouw klant aankomt. Daarnaast maakt PEPPOL de boekhouding overzichtelijker doordat alles in UBL-formaat en pdf wordt aangeleverd. UBL, misschien weet je niet wat het is. Maar het komt er kort op neer dat dit formaat door andere systemen eenvoudig uit te lezen is, waardoor ze automatisch verwerkt kunnen worden. Scan en herken is voor deze facturen niet meer nodig.

 

PEPPOL x Exact Online

Sinds kort is het mogelijk om je Exact Online administratie te koppelen met PEPPOL. Dacht je efficiënt te werken door je facturen te mailen naar de digitale brievenbus, dan heb je het mis want het kan dus nog sneller. Met PEPPOL worden de facturen uitgewisseld door middel van ‘access points’. Deze access points wisselen onderling facturen uit tussen de deelnemers in het PEPPOL netwerk. Iedere deelnemer is een organisatie, in dit geval dus vaak een klant of leverancier. Wanneer je jezelf registreert via Exact Online voor PEPPOL, wordt je toegevoegd aan het centrale adresboek van het netwerk. Hiermee laat je aan klanten en leveranciers zien dat je via PEPPOL elektronische facturen kunt uitwisselen. Je krijgt dan een PEPPOL-ID waar andere bedrijven je aan kunnen herkennen.

Wij streven naar vergaande automatisering waardoor de saaie en vervelende klusjes zo efficiënt mogelijk uitgevoerd kunnen worden. Wij zouden het daarom zeker aanraden. Het netwerk biedt een mooie kans om jouw administratie nog net even iets verder te automatiseren. Zelfs zo ver dat je straks je handen niet meer nodig hebt..

 

Wil jij deelnemen aan het PEPPOL-netwerk? Laat het ons weten en we zorgen ervoor dat jouw facturatie nog efficiënter verloopt!

Wil je meer weten?

Wil je eens verder kennismaken met onze frisse, zakelijke maar zeker klantgerichte dienstverlening? Wij nemen graag vrijblijvend contact met je op om te bespreken wat wij voor jou of je onderneming kunnen betekenen.