april 2025 Personeel aannemen? Volg deze 5 stappen voor een goede start [met video]

Het aannemen van personeel is een belangrijke stap vooruit, maar kan best spannend en overweldigend zijn. Hoe zorg je dat je alles goed regelt? In dit artikel lees je in vijf heldere stappen waar je op moet letten als je voor het eerst iemand in dienst neemt. Onze collega Bibiche legt het ook uit in onderstaande video!

1. Bepaal wat je nodig hebt

Voordat je een vacature uitzet, is het belangrijk dat je goed weet wat je zoekt. Denk daarbij aan vragen als: welke taken kan of wil ik niet (meer) zelf doen? Hoeveel uur per week heb ik iemand nodig? Is loondienst de beste optie, of past een freelancer beter? En natuurlijk: wat kan en wil ik betalen? Bij die laatste vraag is het belangrijk om verder te kijken dan alleen het bruto salaris.

De totale loonkosten liggen in Nederland namelijk zo’n 30% boven het bruto salaris. Dat komt door bijvoorbeeld de sociale premies die jij als werkgever betaalt, verzekeringskosten (bijvoorbeeld voor ziekte of aansprakelijkheid), de eenmalige kosten die je maakt voor het inrichten van een goede werkplek, en het maandelijks vergoeden van een telefoon, laptop en gereden kilometers.

2. Voldoe aan administratieve en wettelijke verplichtingen

Heb je besloten om iemand in loondienst te nemen en inmiddels iemand gevonden? Gefeliciteerd, want dan heb je goed werk geleverd in deze krappe arbeidsmarkt! Voordat je medewerker echt aan de slag kan, moet je nog een paar praktische zaken regelen.

Loonheffingsnummer aanvragen
Via het formulier ‘Melding loonheffingen werkgever’ meld je jezelf bij de Belastingdienst aan als werkgever. Dit is nodig om loonheffingen te kunnen afdragen.

Loonadministratie opzetten
Als werkgever ben je verplicht om een juiste en volledige loonadministratie bij te houden, dus dat moet je goed inrichten voordat je eerste werknemer aan de slag kan. De loonadministratie is een onderdeel van je financiële administratie en bestaat onder andere uit arbeidsovereenkomsten, persoons van je medewerkers, loonstroken en salarisbetalingen en jaaropgaven.

CAO en pensioenregeling controleren
Controleer of er een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) van toepassing is binnen jouw branche. Het kan zijn daarin afgesproken is dat je verplicht bent om je aan te sluiten bij het pensioenfonds voor jouw sector. Is er geen verplichting? Dan kun je overwegen om vrijwillig een pensioenregeling aan te bieden.

Verzekeringen regelen
Afhankelijk van de aard van het werk is het verstandig om verzekeringen af te sluiten, zoals:

• Een verzuimverzekering voor als je medewerker ziek wordt
• Een aansprakelijkheidsverzekering
• Eventueel een ongevallenverzekering

3. Stel een arbeidsovereenkomst op

Zodra je een geschikte kandidaat hebt gevonden, is het tijd om een arbeidsovereenkomst op te stellen. Hierin leg je alle afspraken vast, waaronder:

• Salaris en vakantiegeld
• Aantal werkuren per week
• Het type contract (tijdelijk of vast)
• Proeftijd en opzegtermijn
• Eventuele deelname aan een pensioenregeling

Ook kun je overwegen om extra bepalingen op te nemen, zoals:

• Een concurrentiebeding
• Een relatiebeding

Let op: als er een cao van toepassing is, dan moeten eventuele aanvullende afspraken uit die cao ook in het contract worden verwerkt.

4. Meld je medewerker aan bij instanties

Zodra het arbeidscontract is ondertekend, moet je je medewerker aanmelden bij verschillende instanties. De Belastingdienst registreert de werknemer voor loonheffingen en premies. Bij een arbodienst sluit je een basiscontract af voor begeleiding bij ziekte en re-integratie. Als er sprake is van een verplichte pensioenregeling of als je ervoor kiest een regeling aan te bieden, meld je de medewerker aan bij een pensioenfonds. Ook is het belangrijk om je medewerker aan te melden bij verzekeraars als je aanvullende verzekeringen hebt afgesloten, zoals een verzuim- of ongevallenverzekering. Verder ben je wettelijk verplicht om vóór de eerste werkdag een kopie van het identiteitsbewijs van je medewerker op te nemen in je administratie; zonder deze kopie mag de medewerker officieel niet aan het werk.

5. Loonstroken en afdrachten

Vanaf de eerste werkdag ben je verantwoordelijk voor een correcte salarisverwerking. Dit betekent dat je elke maand een loonstrook maakt, opslaat en deelt. Ook moet je het netto salaris natuurlijk aan je nieuwe medewerker overmaken en de loonheffingen en premies  netjes op tijd afdragen aan de Belastingdienst.

Meer weten?

Personeel aannemen is leuk, en helpt jouw bedrijf verder groeien!  Met een goede voorbereiding kun je dit soepel regelen. Wil je zeker weten dat alles goed verloopt? Neem dan contact op met Bibiche, onze specialist loon & salaris. Zij helpt je graag verder!