Automatisering: zet jij de volgende stap?

Inmiddels is het alweer half november en zijn we op weg naar het einde van 2020. Hoog tijd dus om plannen te maken voor volgend jaar! Maar voordat je deze plannen ook financieel kunt realiseren heb je wel inzicht nodig in de financiën van je onderneming. Wat is de prognose voor volgend jaar en is er ruimte om juist nu nog te investeren? We merken dat ondernemers vaak redeneren vanuit hun cashflowpositie. Zolang er maar geld op de bankrekening staat en de facturen betaald kunnen worden, gaat het financieel vast ook goed. Deels is dat natuurlijk waar maar er is meer waar je als ondernemer grip op kunt krijgen om te weten hoe je ervoor staat, ook op de lange termijn. In deze blog vertellen we je wat het belang is van actueel inzicht en hoe je de volgende stap zet naar een efficiënte onderneming.

Het belang van actueel inzicht en automatisering

Naarmate je onderneming groeit wordt het lastiger om realtime inzicht te houden in je financiële situatie. De administratieve taken stapelen zich op en je ziet door de bonnen het bos niet meer. Als je processen vereenvoudigt en automatiseert, krijg je meer gedaan in minder tijd. En dat betekent meer tijd om je te richten op de core business. Daarnaast is een geautomatiseerd proces minder foutgevoelig. Met administratieve automatisering en de daaruit volgende periodieke rapportages kun je blijvend actueel inzicht realiseren. Actuele cijfers helpen je onder andere invulling te geven aan prognoses en investeringsbeslissingen. Daarnaast ben je hierdoor in staat om doelstellingen concreet te maken.

‘Een goede inrichting is het halve werk’

 

1. Inzicht in de administratieve processen

Een efficiënte administratie begint bij het inzicht verkrijgen in de administratieve processen binnen de onderneming. Zolang je niet weet welke financiële informatie er op welke wijze allemaal in en uit gaat kun je ook niet bepalen hoe je dit efficiënter wilt maken.

2. Eerst digitaliseren, dan automatiseren

Nu je inzichtelijk hebt welke processen er allemaal aanwezig zijn binnen je onderneming kun je allereerst gaan kijken hoe je ze kunt digitaliseren. Automatiseren gaat lastig als alle financiële informatie in mappen op zolder staat. Zorg er dus voor dat je facturen zoveel mogelijk digitaal ontvangt en verstuurt. De enkele papieren kun je inscannen of fotograferen. Je administratie digitaal bijhouden is namelijk overzichtelijker en efficiënter.

3. Gebruik software

Als je alles hebt gedigitaliseerd, kun je de focus leggen op de automatisering. Loop al je processen na en bedenk welke automatisch kunnen worden uitgevoerd. Het automatiseren van een proces gaat het eenvoudigst door middel van workflows. Een workflow is een samenvoeging van taken en acties van één of meerdere deelprocessen. Je zorgt er zo voor dat de processen efficiënt, gestructureerd en automatisch uitgevoerd worden. Daarbij biedt het je inzicht in welke stap van het proces er actie ondernomen moet worden en wie daar verantwoordelijk voor is. Kies je voor ERP-software dan is het voordeel dat alle belangrijke bedrijfsprocessen in een systeem terecht komen. Hierdoor kun je alle informatie vanuit een plek ophalen.

Welke processen kun je automatiseren

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van processen die je kunt automatiseren.

Salarisadministratie

De loonadministratie kan veel tijd vergen en is een standaardproces wat relatief gemakkelijk te automatiseren is. Daarnaast kun je de salarisverwerking bij de keuze voor een ERP-pakket zoals Exact Online integreren met je boekhouding. Alle personeelskosten komen automatisch in je administratie terecht en je kunt zelfs de salarissen geautomatiseerd betalen. Medewerkers kunnen hun loonstroken online inzien en via hetzelfde systeem hun verlof en verzuim doorgeven.

Projectadministratie

De projectadministratie op orde houden is van belang voor het succes van ondernemingen die veel projectgedreven diensten verlenen. Met een geautomatiseerd projectmanagement kun je facturen inboeken, verkoopfacturen versturen en uren registreren op projectniveau. Dit geeft je actueel inzicht in de voortgang en de winstgevendheid van je projecten. Zo heb je wanneer dan ook de mogelijkheid om tijdig bij te kunnen sturen.

Voorraadadministratie

Het digitaliseren van het magazijn is een goede optie voor handelsondernemingen. Met een voorraadbeheersysteem weet je wat er op voorraad ligt en wat er retour komt. Je krijgt een seintje als de minimumvoorraad is bereikt en kunt hierna direct een inkooporder plaatsen bij een leverancier. Zo ben je in control en realiseer je optimale marges.

Er zijn natuurlijk nog veel meer processen die je kunt automatiseren. Wij kijken graag met je mee waar jouw kansen liggen. Heb je vragen? Mail, bel of app ons.